Face au volume de documents et des informations à gérer sous format papier et via d’autres canaux au sein de l’entreprise, la gestion documentaire qualité avec ces méthodes archaïques devient pénible, vous fait perdre du temps, augmente les coûts ainsi que le risque d’erreur.
En effet, la transformation numérique de votre gestion documentaire de la qualité / QHSE est inévitable et nécessaire pour vous permettre de gagner un temps considérable, de réduire l’impact environnemental en réduisant la consommation du papier et des cartouches d’impression, améliorer l’efficacité opérationnelle, renforcer la conformité aux normes et réglementations.
Voyons ensemble comment la transformation numérique de la gestion documentaire de la qualité / QSE contribue à l’amélioration de la performance de l’entreprise.
En quoi consiste la gestion documentaire de la qualité / QSE ?
C’est l’ensemble des procédures et pratiques mis en place pour gérer de manière efficace et organisée tous les documents liés au système QHSE de l’entreprise et les maitriser. Ces documents peuvent inclure des manuels qualité, des procédures, la politique, des formulaires, des instructions de travail, des fiches techniques, des documents externes (ex : cahier de charge, normes…), etc.
Par ailleurs, les traitements rapportés sur ces documents peuvent être : des suggestions d’amélioration, la création, la mise à jour, la codification, la validation, la diffusion, le stockage, l’archivage, la classification, la hiérarchisation, le contrôle des versions pour éviter les erreurs ou les incohérences résultant de l’utilisation de documents obsolètes, suivi, etc.
Vous souhaitez simplifier et digitaliser votre gestion documentaire QHSE ?
Quels sont les avantages de la digitalisation de la gestion documentaire de la qualité / QSE ?
Gain de temps : C’est un avantage important et palpable de la digitalisation, qui, au niveau de la gestion documentaire de la qualité / QSE, permet une accessibilité immédiate aux documents ce qui signifie un gain de temps précieux. Par ailleurs, du fait de la digitalisation de tous les traitements correspondants à la gestion documentaire (validation, diffusion, mise à jour, distribution, retrait.) un gain en temps considérable a été constaté auprès des sociétés ayant digitalisées leurs systèmes Qualité / QHSE.
Voici un exemple concret d’une estimation des gains réalisés sur quelques actions avec la mise en place de QUALIPRO, notre logiciel de management QSE / QHSE :
Travail collaboratif et amélioration de la communication : la digitalisation de la gestion des documents liés au système QHSE peut améliorer, et de façon considérable, la collaboration et la communication entre les départements ou même entre les employés distants au sein de l’entreprise. Les utilisateurs peuvent accéder aux documents simultanément, partager des commentaires en vue de proposer des améliorations. Cela réduit le risque de mauvaise communication, rationalise les flux de travail, réduit les délais de traitement et favorise un meilleur travail d’équipe au sein de votre organisation.
Accès rapide à la documentation en vigueur : la digitalisation de la gestion des documents liés au système QHSE permet de minimiser le risque d’utiliser des versions périmées en ayant accès à toutes les mises à jour des documents liés au système QHSE.
Sécuriser les documents : la digitalisation de la gestion des documents liés au système QHSE peut être associée à des mesures de sécurité renforcées, telles que l’authentification des utilisateurs, le chiffrement des données. Ces mesures aident à protéger les informations sensibles et à éviter les risques de perte de données.
Augmenter la productivité : la digitalisation de la gestion des documents liés au système QHSE permet de réduire les tâches manuelles de gestion des documents tout en réaffectant le personnel à des tâches plus stratégiques.
Améliorer la conformité aux normes : la digitalisation de la gestion des documents liés au système QHSE permet une destruction ou/et une classification sécurisée et rapide des fichiers inutiles, en garantissant à l’entreprise la conformité aux normes, aux réglementations et aux certifications en vigueur. Cela permet aussi de maintenir des pistes d’audit claires.
Optimiser l’espace de stockage : la digitalisation de la gestion des documents liés au système QHSE améliore l’efficacité en éliminant l’encombrement physique qui était auparavant utilisé pour le stockage de documents papier, ce qui constitue une meilleure harmonie au moment de la consultation des documents de manière qu’ils soient facilement accessibles aux employés autorisés, quel que soit leur emplacement géographique. La digitalisation des documents liés au système QHSE réduit également le risque de perte des documents importants, garantissant ainsi le bon fonctionnement de votre entreprise.
Impact environnemental positif et réduction de la paperasserie : en réduisant la consommation de papier, votre entreprise peut réduire son empreinte carbone et soutenir la durabilité environnementale. Ça permet aussi de réduire la consommation d’énergie associée au stockage et au transport physique des documents et diminue la production de déchets. En adoptant la digitalisation des documents liés au système QHSE, votre entreprise va envoyer un signal fort sur son engagement en faveur de la durabilité et de la responsabilité environnementale. Cela peut également renforcer son image de marque et sa réputation auprès de ses clients, de ses partenaires commerciaux et de toutes les parties prenantes.
