FAQ QUALIPRO : LOGICIEL QSE / QHSE / HSE

Tout secteur concerné par un système qualité ou HSE peut en avoir besoin. Voici une liste non exhaustive des principaux secteurs cibles : industrie agroalimentaire, laboratoire pharmaceutique, industrie automobile ; tout type d’industrie, secteur de l’énergie, la construction, la santé, les services, la logistique et le transport, etc.

Voici les principaux avantages de la mise en place d’un logiciel QSE :

• Eliminer les tâches administratives du système qui n’ont pas de valeur ajoutée ;
• Assurer un travail collaboratif ;
• Améliorer l’implication des collaborateurs dans la dynamique du système ;
• Assurer la disponibilités des informations du système en temps réel ;
• Optimiser le temps de travail ;
• Disposer d’outils statistiques d’aide à la décision
• Faciliter la mise en place et l’entretien du système de management de la qualité / QHSE.
• Approuver et diffuser électroniquement les documents.
• Ecogestes : minimiser la consommation de papier et des cartouches d’impression.
• Faciliter la coordination et la cohérence des processus.
• Gérer de manière centralisée les données relatives à la QSE sur une seule plateforme ce qui facilite la gestion et l’accès aux données et permet de réduire les erreurs liées à la saisie et à la recherche d’informations.
• Automatiser les processus et les différentes tâches de gestion pour gagner du temps, améliorer la performance et réduire les erreurs humaines.
• Améliorer la conformité aux réglementations et normes en vigueur dans le domaine de la QSE à travers le suivi et la documentation des exigences légales, la mise en place des mesures de conformité et la génération de rapports pour les audits et les inspections.
• Evaluer, gérer et suivre les risques liés à la QSE à travers l’identification des dangers, la mise en place des mesures préventives, la gestion des incidents et des non-conformités et la réduction des risques pour l’entreprise.
• Améliorer continuellement les processus et optimiser les performances QSE grâce aux fonctionnalités de suivi et d’analyse des données ce qui permet d’identifier les opportunités et de mettre en œuvre des actions correctives et préventives.
• Faciliter la communication et la collaboration entre les différentes parties prenantes, tant en interne qu’en externe.

Il faut savoir que les fonctionnalités varient d’un logiciel QSE à un autre. En voici les principales fréquemment rencontrées :

• Documentation : c’est un module de gestion électronique qui permet de gérer, ordonner et sécuriser les flux documentaires garantissant ainsi aux collaborateurs des documents à jour, un gain de temps et une économie de coûts.
• Plan d’actions : ce module est généralement le cœur de chaque logiciel QSE puisqu’il est généralement interconnecté avec tous les autres modules. Chaque action déclenchée est suivie d’un plan d’action affectant dedans un ou plusieurs responsables qui sont notifiés en temps réel pour faire le suivi de l’état d’avancement des différentes actions planifiées du système QSE, ce qui permet d’analyser les actions déclenchées sur plusieurs niveaux (efficacité, répartition, réalisation, ) et contrôler le fonctionnement de l’entreprise.
• Indicateurs et tableaux de bords : c’est un module qui garantit une vision globale et claire sur les indicateurs de performance en temps réel permettant une prise de décision stratégique.
• Risques et opportunités : ce module permet la génération automatique d’une analyse SWOT afin d’identifier, évaluer et gérer les risques associés aux activités de l’entreprise et à la QSE.
• Clients : c’est un module qui gère les réclamations clients et les enquêtes de satisfaction afin d’améliorer l’expérience client.
• Fournisseurs et parties intéressées : ce module permet de maîtriser les produits et/ou services des prestataires externes et offre aux managers une vision globale sur les documents des fournisseurs. Il permet aussi de gérer et piloter la performance des fournisseurs selon des critères prédéfinis afin de prendre les décisions et les actions nécessaires.
• Métrologie : ce module permet la gestion des équipements de surveillance et de mesure (étalonnage, vérification, maintenance recherche R&R) et élimine bien évidement les risques d’oubli ou d’erreurs grâce à un suivi rigoureux des équipements de contrôle.
• Sécurité : ce module permet d’assurer la sécurité des employés et préserver leur santé d’une façon optimale et permanente.
• Environnement : ce module garantit une gestion du système de management environnemental de l’entreprise conformément à la norme ISO 14001 V2015 tout en lui permettant de réduire et maitriser ses impacts sur l’environnement.
• Sécurité des Denrées Alimentaires : ce module permet d’identifier, d’évaluer, et de maitriser les dangers significatifs du système de sécurité des aliments.
• Réunions : ce module permet la planification, le suivi et l’optimisation des réunions collaboratives en temps réel pour s’assurer de leur exécution, leur pertinence et leur efficacité.
• Audits internes / externes : ce module permet une gestion automatisée et complète des différents types d’audits, de la préparation, à l’achèvement jusqu’au suivi des actions correctives et préventives (CAPA) associées.
• Réglementation : ce module permet d’assurer la conformité à toutes les exigences de tous vos sites avec un seul système.
• Gestion des ressources humaines : la réussite de votre organisation repose sur les performances du personnel. En effet, ce module est mis en place pour vous faire gagner du temps dans la gestion de vos compétences et améliorer ainsi la qualité de vie au travail.
• AMDEC « Analyse des Modes de Défaillance, de leurs effets et de leur criticité » : ce module est conforme au standard AIAG 4th Edition et au standard harmonisé AIAG & VDA. Il permet d’identifier et de traiter les causes potentielles de défauts et de défaillance avant qu’ils ne surviennent. Les AMDEC sont réalisés dans les industries automobiles pour des raisons normatives, mais aussi dans d’autres secteurs : industries aéronautiques ; industries pharmaceutiques, etc.
• Non-Conformité : ce module est adéquat aux normes internationales qui permet de prévenir, gérer et maitriser les non-conformités (les déviations / anomalies / événements indésirables) produits / services depuis la détection jusqu’à la clôture suivant des workflows paramétrables.

Le Software as a Service, également connu sous le nom de SaaS, est une solution hébergée sur le cloud et accessible via une connexion (navigateur) internet (aucune installation sur les serveurs de l’entreprise n’est requise).

Contrairement au logiciel SaaS, un logiciel on-premise, appelé aussi le « mode licence », est installé et exécuté en interne sur le serveur de l’entreprise.

A noter

• Logiciel en mode SaaS : s’inscrit comme dépenses d’exploitation (OPEX) dans votre bilan décompté du résultat en fin d’année.
• Logiciel On-premise : s’inscrit comme dépenses d’investissement (CAPEX) dans votre bilan et peut être immobilisé en amortissement progressif.

• QUALIPRO est disponible en SaaS ou On-premise.
• Outil collaboratif: QUALIPRO permet à chaque acteur de gérer l’ensemble de ses tâches via une messagerie intégrée. Celle-ci permet d’alerter l’utilisateur et d’accéder directement aux différentes instances : documents à consulter, audits à réaliser, actions à suivre, etc. Une panoplie d’états statistiques centralisés sur un module reporting qui permet une visibilité globale sur l’ensemble du système qualité.
• Disponible en mode mobile : QUALIPRO répond aux exigences en matière de mobilité et réactivité. En effet cette version, facile à manipuler est bien adaptée aux utilisateurs mobiles. Ceci permet une meilleure disponibilité et un contrôle plus rapide et efficace sur les différentes actions.
• Information accessible en temps réel.
• Solution Interfaçable : QUALIPRO est facilement et totalement interfaçable avec les solutions de messagerie et les systèmes d’information existants.
• Solution Multi Sites : QUALIPRO est une solution web permettant un déploiement centralisé avec accès multi-utilisateurs et multisites.
• Extraction et Conversion de Données : QUALIPRO permet une exportation de tous les états existants sur des formats standards (Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc.), il permet aussi d’exporter les données relatives à chaque module. Et pour plus de sécurité et confidentialité des documents, QUALIPRO permet la conversion de certains documents en image sécurisée contre toute possibilité d’impression et d’enregistrement sur un autre support par l’utilisateur.
• Solution évolutive, modulaire et modulable : QUALIPRO est un logiciel constitué de différents modules. Ces modules peuvent être paramétrés et exploités séparément et progressivement. Des modules optionnels peuvent être rajoutés selon le besoin (exemple : module environnement, module sécurité alimentaire, etc.).
• Produit Complet: QUALIPRO couvre les différents volets normatifs, de ce fait QUALIPRO est très riches en fonctionnalités (modules). QUALIPRO couvre aussi bien des modules transverses (exemples : documentation, actions, audit, non-conformité etc.) applicables à tout type de secteur mais aussi des fonctionnalités sectorielles (exemples : les « cores tools » pour l’industrie automobile, de la SDA pour l’industrie agroalimentaire, mais aussi une conformité 21 CFR part 11 pour les laboratoires pharmaceutiques et les industriels fabriquant des dispositifs médicaux).
• Par ailleurs QUALIPRO dispose de toutes les informations lui permettant de générer un état contenant les éléments d’entrée de la revue de direction. Ainsi QUALIPRO réduit considérablement le temps de préparation de la revue de direction.