FAQ QUALIPRO : QSE / QHSE / SOFTWARE HSE

Cualquier sector con un sistema de calidad o de salud, seguridad y medio ambiente puede necesitar uno. He aquí una lista no exhaustiva de los principales sectores destinatarios: industria alimentaria, laboratorio farmacéutico, industria del automóvil; todo tipo de industrias, sector energético, construcción, sanidad, servicios, logística y transporte, etc.

Estas son las principales ventajas de implantar el software QSE:

• Eliminar del sistema tareas administrativas sin valor añadido;
• Garantizar el trabajo en colaboración;
• Mejorar la implicación de los empleados en la dinámica del sistema;
• Garantizar que la información del sistema esté disponible en tiempo real;
• Optimizar el tiempo de trabajo;
• Herramientas estadísticas para la toma de decisiones
• Facilitar la implantación y el mantenimiento del sistema de gestión de la calidad/QHSE.
• Aprobar y distribuir documentos electrónicamente.
• Ecogestores: minimizar el consumo de papel y cartuchos de impresora.
• Facilitar la coordinación y coherencia de los procesos.
• Gestionar los datos relacionados con QSE de forma centralizada en una única plataforma, facilitando la gestión y el acceso a los datos y reduciendo los errores asociados a la introducción y búsqueda de información.
• Automatizar los procesos y las tareas de gestión para ahorrar tiempo, mejorar el rendimiento y reducir los errores humanos.
• Mejorar el cumplimiento de los reglamentos y normas QSE vigentes mediante la supervisión y documentación de los requisitos legales, la aplicación de medidas de cumplimiento y la generación de informes para auditorías e inspecciones.
• Evaluar, gestionar y controlar los riesgos relacionados con QSE mediante la identificación de peligros, la aplicación de medidas preventivas, la gestión de incidentes y no conformidades, y la reducción de los riesgos para la empresa.
• Mejorar continuamente los procesos y optimizar el rendimiento de QSE gracias a las funcionalidades de seguimiento y análisis de datos, lo que permite identificar oportunidades y aplicar medidas correctivas y preventivas.
• Facilitar la comunicación y la colaboración entre las distintas partes interesadas, tanto interna como externamente.

Es importante señalar que las funcionalidades varían de un paquete de software QSE a otro. He aquí las principales que se encuentran con frecuencia:

• Documentación: se trata de un módulo de gestión electrónica que gestiona, organiza y asegura los flujos de documentos, garantizando que los empleados dispongan de documentos actualizados, ahorrando tiempo y reduciendo costes.
• Plan de acción: este módulo suele ser el núcleo de todos los programas informáticos de QSE, ya que suele estar interconectado con todos los demás módulos. Cada acción desencadenada va seguida de un plan de acción que asigna uno o varios responsables dentro del mismo, a los que se notifica en tiempo real el seguimiento del progreso de las distintas acciones planificadas en el sistema QSE, lo que permite analizar las acciones desencadenadas a varios niveles (eficacia, distribución, aplicación, etc.) y supervisar el funcionamiento de la empresa.
• Indicadores y cuadros de mando: este módulo proporciona una visión clara de los indicadores de rendimiento en tiempo real, lo que permite la toma de decisiones estratégicas.
• Riesgos y oportunidades: este módulo genera automáticamente un análisis DAFO para identificar, evaluar y gestionar los riesgos asociados a las actividades de la empresa y al QSE.
• Clientes: este módulo gestiona las quejas de los clientes y las encuestas de satisfacción para mejorar la experiencia del cliente.
  Proveedores y partes interesadas: este módulo permite controlar los productos y/o servicios de los proveedores externos y ofrece a los gestores una visión global de los documentos de los proveedores. También permite gestionar y orientar el rendimiento de los proveedores según criterios predefinidos, de modo que puedan tomarse las decisiones y acciones necesarias.
• Metrología: este módulo gestiona los equipos de control y medición (calibración, verificación, mantenimiento R&R) y elimina el riesgo de descuidos o errores gracias a un seguimiento riguroso de los equipos de control.
• Seguridad: este módulo garantiza que la salud y la seguridad de los empleados estén protegidas de forma óptima en todo momento.
• Medio ambiente: este módulo garantiza que el sistema de gestión medioambiental de la empresa cumple la norma ISO 14001 V2015, al tiempo que le permite reducir y controlar su impacto en el medio ambiente.
• Seguridad alimentaria: este módulo identifica, evalúa y controla los peligros significativos en el sistema de seguridad alimentaria.
  Reuniones: este módulo permite planificar, supervisar y optimizar en tiempo real las reuniones de colaboración para garantizar su realización, pertinencia y eficacia.
• Auditorías internas / externas: este módulo permite gestionar de forma automatizada y completa los distintos tipos de auditoría, desde su preparación y realización hasta el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas (CAPA) asociadas.
• Normativa: este módulo le permite garantizar el cumplimiento de todos los requisitos en todos sus centros mediante un único sistema.
• Gestión de recursos humanos: el éxito de su organización depende del rendimiento de su personal. Este módulo está diseñado para ayudarle a ahorrar tiempo en la gestión de sus competencias y mejorar la calidad de vida en el trabajo.
• AMFE (Análisis Modal de Fallos, Efectos y Criticidad): este módulo cumple la norma AIAG 4ª edición y la norma armonizada AIAG & VDA. Permite identificar las causas potenciales de fallos y averías y tratarlas antes de que se produzcan. Los AMFE se realizan en la industria del automóvil por razones normativas, pero también en otros sectores: aeronáutico, farmacéutico, etc.
• No conformidad: este módulo cumple las normas internacionales y permite prevenir, gestionar y controlar las no conformidades (desviaciones / anomalías / eventos no deseados) en los productos / servicios, desde la detección hasta el cierre, utilizando flujos de trabajo configurables.

El software como servicio, también conocido como SaaS, es una solución alojada en la nube y accesible a través de una conexión a Internet (navegador) (no requiere instalación en los servidores de la empresa).

A diferencia del software SaaS, el software on-premise, también conocido como «modo licencia», se instala y ejecuta internamente en el servidor de la empresa.

A tener en cuenta

Software en modo SaaS: se registra como gasto de explotación (OPEX) en su balance y se deduce de la cuenta de pérdidas y ganancias al final del año.
Programas informáticos in situ: se registran como gastos de capital (CAPEX) en su balance y pueden amortizarse progresivamente con el tiempo.

• QUALIPRO está disponible como SaaS u On-premise.
• Una herramienta colaborativa: QUALIPRO permite a cada actor gestionar todas sus tareas a través de un sistema de mensajería integrado. Esto permite alertar al usuario y acceder directamente a las distintas instancias: documentos que deben consultarse, auditorías que deben realizarse, acciones que deben seguirse, etc. Una panoplia de informes estadísticos centralizados en un módulo de informes que ofrece una visibilidad global de todo el sistema de calidad.
• Disponible en modo móvil: QUALIPRO responde a la necesidad de movilidad y capacidad de respuesta. Esta versión fácil de usar se adapta perfectamente a los usuarios móviles. Esto significa una mayor disponibilidad y un control más rápido y eficaz de las distintas acciones.
• Información accesible en tiempo real.
• Solución interconectada: QUALIPRO puede interconectarse fácil y completamente con las soluciones de mensajería y los sistemas de información existentes.
• Solución multisitio: QUALIPRO es una solución basada en web que permite un despliegue centralizado con acceso multiusuario y multisitio.
• Extracción y conversión de datos: QUALIPRO permite exportar todos los informes existentes en formatos estándar (Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc.), así como exportar los datos relativos a cada módulo. Y para una mayor seguridad y confidencialidad de los documentos, QUALIPRO permite convertir determinados documentos en una imagen segura que el usuario no puede imprimir ni guardar en otro soporte.
• Una solución escalable, modular y adaptable: QUALIPRO es un paquete de software compuesto por diferentes módulos. Estos módulos pueden configurarse y utilizarse por separado y de forma progresiva. Pueden añadirse módulos opcionales en función de las necesidades (por ejemplo, módulo de medio ambiente, módulo de seguridad alimentaria, etc.).
• Un producto completo: QUALIPRO cubre los distintos aspectos de las normas, por lo que es muy rico en funcionalidades (módulos). QUALIPRO abarca tanto módulos transversales (por ejemplo, documentación, acciones, auditoría, no conformidad, etc.) aplicables a todo tipo de sectores, como funcionalidades específicas de cada sector (por ejemplo, «herramientas básicas» para la industria del automóvil, SDA para la industria alimentaria y conformidad 21 CFR parte 11 para laboratorios farmacéuticos y fabricantes de productos sanitarios).
• Además, QUALIPRO dispone de toda la información necesaria para generar un informe con las aportaciones para la revisión por la dirección. De este modo, QUALIPRO reduce considerablemente el tiempo de preparación de la revisión por la dirección.