FAQ QUALIPRO: SOFTWARE FÜR QUALITÄTSMANAGEMENT / HSE / UMWELTMANAGEMENT

Jede Branche mit einem Qualitäts- oder HSE-System kann sie benötigen. Hier ist eine nicht abschließende Liste der wichtigsten Zielbranchen:
Lebensmittelindustrie, Pharmalabor, Automobilindustrie; jede Art von Industrie, Energiesektor, Bauwesen, Gesundheit, Dienstleistungen, Logistik und Transport usw.

Hier sind die wichtigsten Vorteile der Einführung von Software für Qualitätsmanagement / HSE / Umweltmanagement:

• Eliminieren Sie systembezogene Aufgaben, die keinen Mehrwert bieten ;
• Sorgen Sie für eine gemeinschaftliche Arbeit ;
• Verbessern Sie die Beteiligung der Mitarbeiter am System ;
• Stellen Sie die Verfügbarkeit von Systeminformationen in Echtzeit siche ;
• Optimieren Sie die Arbeitszeit ;
• Verfügen Sie über statistische Entscheidungshilfen ;
• Erleichtern Sie die Einführung und Wartung des Qualitätsmanagement-/HSE-Systems ;
• Genehmigen und verteilen Sie Dokumente elektronisch ;
• Ökologisch: Reduzieren Sie den Papier- und Tintenverbrauch ;
• Facilitaten Sie die Koordination und Konsistenz der Prozesse ;
• Verwalten Sie Daten für das Qualitätsmanagement zentral auf einer einzigen Plattform, wodurch die Verwaltung und der Zugriff auf Daten erleichtert und Fehler im Zusammenhang mit der Dateneingabe und der Informationssuche reduziert werden ;
• Automatisieren Sie Prozesse und verschiedene Verwaltungsaufgaben, um Zeit zu sparen, die Leistung zu verbessern und menschliche Fehler zu reduzieren ;
• Verbessern Sie die Einhaltung von Vorschriften und Normen, die im Bereich des Qualitätsmanagements gelten, durch die Überwachung und Dokumentation gesetzlicher Anforderungen, die Umsetzung von Maßnahmen zur Einhaltung und die Erstellung von Berichten für Audits und Inspektionen ;
• Bewerten, verwalten und verfolgen Sie Risiken im Zusammenhang mit dem Qualitätsmanagement durch die Identifizierung von Gefahren, die Umsetzung von Präventivmaßnahmen, die Verwaltung von Vorfällen und Nichtkonformitäten und die Reduzierung von Risiken für das Unternehmen ;
• Verbessern Sie kontinuierlich Prozesse und optimieren Sie die Leistung des Qualitätsmanagements durch die Überwachung und Analyse von Datenfunktionen, die dazu beitragen, Chancen zu identifizieren und Korrektur- und Präventivmaßnahmen umzusetzen ;
• Facilitaten Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Stakeholdern, sowohl intern als auch extern.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Funktionen von QSE-Software von Anbieter zu Anbieter variieren. Hier sind einige der am häufigsten vorkommenden Funktionen :

• Dokumentation : Dies ist ein Modul für die elektronische Dokumentenverwaltung, mit dem Sie Dokumentenströme verwalten, ordnen und sichern können. So stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter über aktuelle Dokumente verfügen, was Zeit und Geld spart.
• Aktionsplan : Dieses Modul ist in der Regel das Herzstück jeder QSE-Software, da es in der Regel mit allen anderen Modulen verbunden ist. Jede ausgelöste Aktion wird einem Aktionsplan zugeordnet, der einem oder mehreren Verantwortlichen zugewiesen ist, die in Echtzeit benachrichtigt werden, um den Fortschritt der verschiedenen für das QSE-System geplanten Aktionen zu verfolgen. Dies ermöglicht die Analyse der ausgelösten Aktionen auf mehreren Ebenen (Effektivität, Verteilung, Umsetzung, ) und die Kontrolle des Betriebs des Unternehmens.
• Kennzahlen und Dashboards: Dies ist ein Modul, das eine umfassende und klare Übersicht über die Leistungskennzahlen in Echtzeit bietet, was eine strategische Entscheidungsfindung ermöglicht.
• Risiken und Chancen: Dieses Modul ermöglicht die automatische Erstellung einer SWOT-Analyse, um Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu verwalten, die mit den Aktivitäten des Unternehmens und dem QSE verbunden sind.
• Kunden: Dieses Modul verwaltet Kundenbeschwerden und Kundenzufriedenheitsumfragen, um die Kundenerfahrung zu verbessern.
• Lieferanten und Interessengruppen: Dieses Modul ermöglicht die Kontrolle von Produkten und/oder Dienstleistungen von externen Dienstleistern und bietet Managern einen Überblick über die Dokumente der Lieferanten. Es ermöglicht auch die Verwaltung und Steuerung der Leistung von Lieferanten nach vordefinierten Kriterien, um die erforderlichen Entscheidungen und Maßnahmen zu treffen.
• Messtechnik: Dieses Modul ermöglicht die Verwaltung von Überwachungs- und Messgeräten (Kalibrierung, Prüfung, Wartung, R&R-Forschung) und eliminiert natürlich die Risiken von Vergesslichkeit oder Fehlern durch eine strenge Überwachung der Kontrollgeräte.
• Sicherheit: Dieses Modul gewährleistet die Sicherheit der Mitarbeiter und schützt ihre Gesundheit auf optimale und dauerhafte Weise.
• Umwelt: Dieses Modul gewährleistet die Verwaltung des Umweltmanagementsystems des Unternehmens gemäß der Norm ISO 14001 V2015 und ermöglicht es dem Unternehmen, seine Auswirkungen auf die Umwelt zu reduzieren und zu kontrollieren.
• Lebensmittelsicherheit: Dieses Modul ermöglicht die Identifizierung, Bewertung und Kontrolle der wesentlichen Gefahren des Lebensmittelsicherheitssystems.
• Meetings: Dieses Modul ermöglicht die Planung, Überwachung und Optimierung von kollaborativen Meetings in Echtzeit, um sicherzustellen, dass sie ausgeführt, relevant und effektiv sind.
• Interne/externe Audits: Dieses Modul ermöglicht eine automatisierte und vollständige Verwaltung der verschiedenen Arten von Audits, von der Vorbereitung bis zur Fertigstellung und dem anschließenden Monitoring der damit verbundenen Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (CAPA).
• Vorschriften: Dieses Modul gewährleistet die Einhaltung aller Anforderungen aller Ihrer Standorte mit einem einzigen System.
• Personalmanagement: Der Erfolg Ihrer Organisation beruht auf den Leistungen des Personals. Daher wurde dieses Modul eingeführt, um Ihnen Zeit bei der Verwaltung Ihrer Kompetenzen zu sparen und so die Lebensqualität am Arbeitsplatz zu verbessern.
• FMEA „Failure Mode and Effects Analysis“: Dieses Modul entspricht dem Standard AIAG 4th Edition und dem harmonisierten Standard AIAG & VDA. Es ermöglicht die Identifizierung und Behandlung potenzieller Ursachen für Fehler und Ausfälle, bevor sie auftreten. FMEAs werden in der Automobilindustrie aus normativen Gründen durchgeführt, aber auch in anderen Branchen: Luftfahrtindustrie; Pharmaindustrie, usw.
• Nichtkonformität: Dieses Modul entspricht den internationalen Normen und ermöglicht die Prävention, Verwaltung und Kontrolle von Nichtkonformitäten (Abweichungen/Unregelmäßigkeiten/unerwünschte Ereignisse) von Produkten/Dienstleistungen von der Erkennung bis zur Schließung gemäß konfigurierbaren Workflows.

SaaS, auch Software as a Service genannt, ist eine Lösung, die in der Cloud gehostet wird und über eine Internetverbindung (Webbrowser) zugänglich ist (keine Installation auf den Servern des Unternehmens erforderlich).

Im Gegensatz zu SaaS-Software ist On-Premise-Software, auch als « Lizenzmodus » bezeichnet, intern auf dem Server des Unternehmens installiert und ausgeführt.

Zu beachten:

• SaaS-Software : Wird als Betriebsausgabe (OPEX) in der Bilanz erfasst und am Ende des Jahres vom Ergebnis abgezogen.
• On-Premise-Software : Wird als Investitionsausgabe (CAPEX) in der Bilanz erfasst und kann durch schrittweise Abschreibung aktiviert werden.

• QUALIPRO ist in den beiden Bereitstellungsmodellen SaaS und On-Premise erhältlich.
• Kollaboratives Tool: QUALIPRO ermöglicht es jedem Akteur, seine gesamten Aufgaben über eine integrierte Nachrichtenfunktion zu verwalten. Diese Funktion benachrichtigt den Benutzer und ermöglicht ihm, direkt auf die verschiedenen Instanzen zuzugreifen: Dokumente zum Lesen, Audits zur Durchführung, Maßnahmen zu ergreifen usw. Eine Reihe von zentralen statistischen Berichten ermöglicht eine Gesamtübersicht über das gesamte Qualitätsmanagementsystem.
• Verfügbar im mobilen Modus: QUALIPRO erfüllt die Anforderungen an Mobilität und Reaktionsfähigkeit. Diese Version ist einfach zu bedienen und daher gut für mobile Benutzer geeignet. Dies ermöglicht eine bessere Verfügbarkeit und eine schnellere und effizientere Kontrolle der verschiedenen Maßnahmen.
• Informationen in Echtzeit verfügbar.
• Interoperable Lösung: QUALIPRO lässt sich leicht und vollständig mit bestehenden E-Mail-Lösungen und Informationssystemen verknüpfen.
• Multi-Site-Lösung: QUALIPRO ist eine webbasierte Lösung, die eine zentrale Bereitstellung mit Zugriff für mehrere Benutzer und Standorte ermöglicht.
• Datenextraktion und -konvertierung: QUALIPRO ermöglicht den Export aller vorhandenen Berichte in Standardformate (Word, Excel, PowerPoint, PDF usw.). Außerdem können Daten zu jedem Modul exportiert werden. Für mehr Sicherheit und Vertraulichkeit von Dokumenten ermöglicht QUALIPRO die Konvertierung einiger Dokumente in sichere Bilder, die vom Benutzer nicht gedruckt oder auf einem anderen Medium gespeichert werden können.
• Ewolutive, modulare und anpassbare Lösung: QUALIPRO ist eine Software, die aus verschiedenen Modulen besteht. Diese Module können separat und schrittweise parametriert und genutzt werden. Optionale Module können je nach Bedarf hinzugefügt werden (z. B. Umweltmodul, Lebensmittelsicherheitsmodul usw.).
• Komplettes Produkt:QUALIPRO deckt die verschiedenen normativen Aspekte ab und ist daher sehr reich an Funktionen (Modulen). QUALIPRO deckt sowohl Querschnittsmodule (z. B. Dokumentation, Maßnahmen, Audit, Nichtkonformität usw.) ab, die für jeden Sektor anwendbar sind, als auch sektorspezifische Funktionen (z. B. die « Core Tools » für die Automobilindustrie, die SDA für die Lebensmittelindustrie, aber auch die Konformität mit 21 CFR Part 11 für pharmazeutische Laboratorien und Hersteller von Medizinprodukten).
• Darüber hinaus verfügt QUALIPRO über alle Informationen, die zur Erstellung eines Berichts mit den Eingabeelementen der Managementbewertung erforderlich sind. Dadurch verkürzt QUALIPRO die Vorbereitungszeit für die Managementbewertung erheblich.