Revue de Direction: Comment se Préparer?
Le maintien d’un système de gestion de la qualité efficace est crucial pour le succès d’une entreprise. Il repose sur des objectifs pertinents, l’efficacité des processus et, de manière plus générale, la compatibilité du système avec l’orientation stratégique de l’entreprise. La revue de direction est au cœur de ce dispositif.
Comment la revue de direction peut-elle être mise en œuvre de manière optimale ? Sur quels indicateurs devons-nous porter notre attention ? Analysons cela de plus près.
L’Importance de la Revue de Direction pour les Responsables Qualité
Pour les responsables qualité, la revue de direction constitue une étape cruciale de l’année. Son objectif principal est de faire le point sur les initiatives qualité et d’évaluer l’efficacité du système de gestion de la qualité (SGQ). Cela représente une tâche exigeante et parfois stressante, nécessitant de rassembler et d’intégrer d’importantes quantités d’informations.
Revue de Direction : Objectifs
La revue de direction est requise par plusieurs normes ISO, notamment la norme ISO 9001, qui régule l’évaluation de la gestion au sein de son chapitre 9.3. Ainsi, la direction doit réaliser des examens périodiques du système de gestion de la qualité pour s’assurer qu’il est adéquat, compatible, efficace et aligné avec la stratégie de l’entreprise. Bien que la norme ISO 9001 ne spécifie pas une fréquence précise pour ces revues, il est conseillé d’en organiser au moins une fois par an.
Comment Organiser la Revue de Direction ?
Avant la Revue de Direction
• Définir le Cadre : Il est crucial de déterminer qui participera à la réunion et combien de temps elle durera.
Durée : Généralement, cela varie de 1,5 à 2 heures, mais peut s’étendre jusqu’à une demi-journée dans certains cas.
Participants : • Modérateur (Responsable Qualité)
• Pilotes de processus.
• Comité de gestion.
• Préparation de l’Ordre du Jour : Avant d’envisager un ordre du jour, il est important de procéder à une préparation minutieuse et structurée. Cette norme nécessite de prendre en compte un certain nombre de données d’entrée.
Avancement des différentes actions (actions de gestion des risques et opportunités, actions correctives dues aux non-conformités, actions basées sur la dernière revue de direction).
Changements de contexte (problèmes externes et internes).
Exécution de divers processus.
Poursuite du développement des objectifs du SMQ/SMI.
Suivi des résultats et indicateurs de performance.
Résultats d’audit (internes et externes).
Satisfaction des clients et commentaires des parties prenantes.
Pertinence des ressources.
Performance du fournisseur de services externes.
Les axes d’amélioration.
Notez toutefois qu’il ne s’agit pas seulement d’une liste de ces éléments, mais d’une synthèse qui apporte une valeur ajoutée.
• Collecte et analyse des données en amont : Effectuer une évaluation préliminaire au niveau de chaque processus facilite cette tâche analytique à travers des revues de processus. Les pilotes sont les mieux placés pour collecter et analyser objectivement ces données disparates et créer une vue d’ensemble spécifique au processus.
Pouvoir contrôler la remontée quotidienne des informations garantit la qualité des données collectées. Par exemple, utilisez des formulaires numériques (signalement d’infractions, d’incidents, de conditions dangereuses, etc.) pour recevoir autant que possible des retours directement sur place.
Les responsables qualité peuvent jouer un rôle de premier plan en soutenant les pilotes dans ce travail préparatoire. L’objectif est de rendre les données plus lisibles et de permettre une évaluation et une prise de décision plus rapides.
• Synthétiser et illustrer des données : Évitez d’utiliser des tableaux numériques trop compliqués ou un jargon que vous ne comprenez pas. Des tableaux récapitulatifs ou des graphiques visuels sont recommandés pour les résumés préparés pour les revues de direction.
Cette synthèse doit être présentée à la direction avant la réunion afin qu’elle connaisse toutes les clés pour mener une revue de direction efficace et appropriée. En particulier, vous serez en mesure d’identifier et de prioriser de nouveaux objectifs, mesures et domaines à améliorer.
Pendant la Revue de Direction
Lors de la validation, toutes les données d’entrée préparées doivent être inspectées. Les travaux préparatoires du pilote permettront d’organiser l’ordre du jour de la revue de direction, qui devra inclure les données d’entrée requises par la norme. En fait, l’analyse lors de la revue de direction devrait conduire à l’identification des données de sortie exactes requises par la norme. Ces données doivent inclure les décisions et les actions concernant les opportunités d’amélioration, les besoins en ressources et les changements potentiels du système de gestion de la qualité.
En pratique, chaque processus présente une analyse de différentes données d’entrée, ajoute de la valeur et priorise les sujets les plus pertinents pour le système de gestion de la qualité. Cette présentation permet de garantir que tous les éléments requis par la norme ont été examinés, tout en aidant à identifier les actions et les décisions qui doivent être prises à la lumière des données de sortie attendues.
Veuillez noter que les revues de direction doivent être réalisées dans un délai limité et doivent être efficaces. Soyez concis et incluez tous les participants. Son objectif est de faciliter la prise de décision et de garantir l’adéquation du SMQ. Il est important de promouvoir les réussites, d’expliquer les échecs et de suggérer des idées d’amélioration.
Pour augmenter l’efficacité des revues de direction, il peut être intéressant d’utiliser des outils d’aide à la décision, comme des outils statistiques numériques qui permettent de trier toutes les données nécessaires à la prise de décision selon vos besoins. Les plans d’actions numériques sont également un outil essentiel d’amélioration continue, puisque les responsables des actions sont automatiquement notifiés et la mise en œuvre des actions correctives peut être suivie en temps réel.
Bilan de la Revue de Direction
Il s’agit d’un rapport contenant les informations échangées lors de l’examen, les décisions prises et les actions à entreprendre. Cette synthèse est généralement réalisée sur une base volontaire par le responsable qualité. En particulier, il peut également être chargé d’obtenir des informations supplémentaires auprès des pilotes avant que le rapport ne soit vérifié par la direction. Les employés peuvent recevoir ce compte-rendu pour accroître leur intégration et engagement au SMQ.
La clé d’une revue de direction réussie réside dans une préparation initiale minutieuse et organisée. La mise en place d’un système central ou de gestion numérique de l’information facilitera grandement la préparation et la conduite des revues de direction. Ce type de réunion est un lieu idéal pour partager les objectifs à atteindre et les défis à relever. Il constitue un élément important pour l’amélioration continue du système.