Audit interne : les étapes fondamentales de sa mise en place!
Les audits internes ont été l’un des principaux outils pour fournir des évaluations afin d’assurer le suivi des activités et la résilience des organisations après la perturbation économique de 2020. Les audits internes sont de véritables références en matière de performance globale et de gestion des risques!
L’audit interne est un élément essentiel du processus d’amélioration continue d’une organisation pour augmenter son efficacité et ses performances. Au-delà de la notion de contrôle, l’audit interne est principalement l’occasion idéale pour échanger avec tous les collaborateurs et repenser ses activités en interne. En quoi consiste l’audit interne? Comment commencer à le mettre en œuvre? Les réponses sont dans cet article.
Quelle est l’utilité de l’audit interne?
Les objectifs de l’audit interne
Un audit interne, également appelé audit de première partie, est un processus indépendant qui vise à évaluer le bon fonctionnement de l’organisation. En général, pour obtenir un diplôme, il est nécessaire de passer un examen. Ainsi, la meilleure façon de réussir est de se faire tester. Souvenez-vous de vos « bacs blancs » et de votre baccalauréat pour évaluer vos connaissances. C’est identique en termes de qualité. Pour garantir un audit externe, il est nécessaire de réussir son audit interne, également connu sous le nom d’examen blanc. Le but est de vérifier la conformité de son système qualité en comparant les résultats obtenus aux dispositions prévues en amont. En collaboration avec les personnes auditées, cette vérification est basée sur l’analyse et le recueil d’informations. Elle peut être basée sur un référentiel normatif ou privé, une procédure, un plan d’action ou un cahier des charges client.
L‘audit met en lumière ce qui fonctionne bien dans votre entreprise au-delà de la détection de défaillances vis-à-vis d’un référentiel. Cela vise à utiliser ce qui fonctionne pour résoudre ce qui ne fonctionne pas. Des grandes entreprises ont mis en place des services spécialisés chargés de mener les audits internes et de surveiller les actions sur tous les sites du groupe. En garantissant l’impartialité, ils garantissent une meilleure réussite aux audits de certification.
L’audit interne est effectué par qui?
En général, l’audit interne est réalisé par un ou deux auditeurs (formés à la technique d’audit). Ces derniers sont directement liés à la direction et font partie du personnel de l’entreprise. Ils doivent être autonomes et posséder les compétences nécessaires pour effectuer l’audit. Il entoure les personnes impliquées dans l’audit.
Comment effectuer un audit interne?
L’audit interne, qui se déroule en plusieurs étapes, est généralement confié à un ou deux auditeurs (formés à la technique d’audit).
Première étape : La planification
Il est important de planifier en amont les audits internes afin de déterminer la portée de l’audit et les services, activités et postes concernés. Les objectifs de l’audit interne doivent être définis et précisés à cette étape. Qu’ils soient liés à la production, au contrôle qualité ou à la gestion financière, il serait judicieux de les souligner afin que l’auditeur se concentre davantage sur eux. Après cela, vous pourrez déterminer qui réalisera l’audit. Il s’agit de bien choisir l’auditeur en fonction de ses capacités, de sa capacité d’écoute… C’est-à-dire toutes les qualités nécessaires pour que cet audit réussisse et soit pertinent.
Le calendrier des audits internes doit être établi : certaines activités doivent être auditées tous les six mois, tandis que d’autres sont plutôt annuelles. Une revue documentaire doit être effectuée afin de créer un plan d’audit qui doit être communiqué au moins deux semaines avant l’audit. Cette revue est cruciale car elle permet à l’auditeur d’examiner l’ensemble des documents liés à l’activité à examiner.
Le référentiel normatif, le rapport de l’audit précédent, les procédures associées, le compte-rendu de la dernière revue de direction, le bilan des non-conformités associées à l’activité en question sont quelques exemples de documents à prendre en compte.
L’auditeur va préparer son questionnaire d’audit sous forme de checklist après avoir passé en revue l’ensemble de la documentation. Pour ne rien oublier, il est préférable que les questions à poser aux audités soient préparées en avance.
Deuxième étape : Réalisation de l’audit interne
• La réunion de lancement
Le plan d’audit a été discuté lors de la réunion de lancement : le ou les auditeur(s) ont rappelé l’objectif de l’audit, la méthodologie et les différents points à aborder. Il est important de souligner que le timing doit être respecté. C’est également l’occasion de rappeler à tous les participants que l’audit est un exercice d’amélioration continue qui vise à valoriser les bonnes pratiques. Pour le bon déroulement de l’audit interne, il est essentiel de faire connaître le projet à toute l’équipe, ce qui garantit une bonne collaboration au sein de l’équipe.
• L’audit (documentaire et terrain)
Il est suggéré de commencer l’audit par la vérification de la documentation (en particulier la capacité de l’auditeur à accéder aux documents) avant de procéder aux visites sur le terrain. Ces entretiens sur le terrain offrent à l’auditeur et aux audités la possibilité d’échanger avec des questions ouvertes :
« Comment effectuez vous cette tâche? »
« Quelle est votre réaction en cas de non-conformité? »
Il est essentiel de maintenir une stabilité des échanges, qui peut être difficile à établir. L’audité doit parler le plus, mais attention, l’auditeur est également celui qui parle le plus! Il n’est pas toujours facile de savoir quoi faire en tant qu’auditeur! Ce dernier doit être objectif, ne pas porter de jugement de valeur et strict tout en conservant une certaine flexibilité lorsque cela est nécessaire.
• Réunion de clôture et résultats
L’auditeur peut présenter les résultats de l’audit lors d’une réunion de clôture, y compris les non-conformités (majeures et/ou mineures), les observations et les points de progrès.
Ces résultats sont confirmés en présence des audités.
Troisième étape: Rédaction du rapport
Après l’audit, le ou les auditeurs doivent rédiger un rapport qui contient à la fois le questionnaire d’audit et les conclusions de la réunion de clôture. Il est recommandé de ne pas attendre trop longtemps entre l’audit et la rédaction du rapport afin d’avoir des conclusions encore fraîches en tête!
Que fait-on après l’audit interne?
Il est essentiel d’engager les audités et l’ensemble de l’organisation dans un processus d’amélioration continue au-delà de la réalisation de l’audit et de son bilan. Il s’agit de créer un plan d’action basé sur les observations, les écarts et les points de progrès qui ont été identifiés. Sur le long terme, le suivi de ce plan permet de vérifier que les actions définies ont été réalisées.
Certaines organisations considèrent les audits internes comme une activité qui ne génère pas de valeur malgré les nombreux avantages qu’ils présentent. En effet, sa mise en œuvre permet de repérer les problèmes en amont et de réagir rapidement afin de proposer des solutions durables. De plus, en raison du travail à distance, l’organisation générale des audits internes a dû être repensée. une situation qui an encouragé l’utilisation de la technologie numérique.