Revisión de la gestión: ¿Cómo prepararse?
Mantener un sistema de gestión de la calidad eficaz es crucial para el éxito de una empresa. Se basa en objetivos pertinentes, procesos eficaces y, de forma más general, la compatibilidad del sistema con la dirección estratégica de la empresa. La revisión por la dirección es el núcleo de este sistema.
¿Cómo puede aplicarse de forma óptima el examen de la gestión? ¿En qué indicadores debemos centrarnos? Veámoslo más de cerca.
La importancia de la revisión por la dirección para los gestores de calidad
La revisión por la dirección es una etapa crucial del año para los responsables de calidad. Su principal objetivo es hacer balance de las iniciativas de calidad y evaluar la eficacia del sistema de gestión de la calidad (SGC). Se trata de una tarea exigente y a veces estresante, que requiere la recopilación e integración de grandes cantidades de información.
Revisión de la gestión: Objetivos
Las revisiones por la dirección son exigidas por varias normas ISO, en particular la ISO 9001, que regula la evaluación por la dirección en el capítulo 9.3. La dirección debe realizar revisiones periódicas del sistema de gestión de la calidad para asegurarse de que es adecuado, compatible, eficaz y está alineado con la estrategia de la empresa. Aunque la norma ISO 9001 no especifica una frecuencia precisa para estas revisiones, es aconsejable realizarlas al menos una vez al año.
¿Cómo organizar una revisión por la dirección?
Antes de la revisión de la gestión
– Definir el marco: Es crucial determinar quién participará en la reunión y cuánto durará.
Duración: Por lo general, oscila entre 1,5 y 2 horas, pero en algunos casos puede prolongarse hasta medio día.
Participantes:
- Moderador (Responsable de Calidad)
- Proceso piloto
- Comité de Dirección
-Preparación del orden del día: Antes de considerar un orden del día, es importante llevar a cabo una preparación cuidadosa y estructurada. Esta norma exige tener en cuenta una serie de aportaciones.
- Progreso de diversas acciones (acciones de gestión de riesgos y oportunidades, acciones correctivas debidas a no conformidades, acciones basadas en la última revisión de la gestión).
- Cambios en el contexto (problemas externos e internos).
- Ejecución de diversos procesos.
- Desarrollo de los objetivos del SGC/SIG.
- Seguimiento de los resultados y los indicadores de rendimiento.
- Resultados de las auditorías (internas y externas).
- Satisfacción del cliente y comentarios de las partes interesadas.
- Pertinencia de los recursos.
- Rendimiento de los proveedores de servicios externos.
- Áreas de mejora.
Tenga en cuenta, no obstante, que no se trata sólo de una lista de estos elementos, sino de un resumen que aporta valor añadido.
•Recogida y análisis de datos previos: Realizar una evaluación preliminar a nivel de cada proceso facilita esta tarea analítica mediante revisiones de los procesos. Los pilotos son los más indicados para recopilar y analizar objetivamente estos datos dispares y crear una visión general específica de cada proceso.
Poder controlar la retroalimentación diaria de la información garantiza la calidad de los datos recopilados. Por ejemplo, utilizar formularios digitales (notificación de infracciones, incidentes, condiciones peligrosas, etc.) para recibir información directamente sobre el terreno en la medida de lo posible.
Los gestores de calidad pueden desempeñar un papel clave apoyando a los pilotos en esta labor preparatoria. El objetivo es hacer los datos más legibles y permitir una evaluación y toma de decisiones más rápidas.
-Resumir e ilustrar los datos: Evite utilizar tablas numéricas demasiado complicadas o jerga que no entienda. Se recomiendan cuadros sinópticos o gráficos visuales para los resúmenes preparados para las revisiones de la dirección.
Este resumen debe presentarse a la dirección antes de la reunión para que conozca todas las claves para llevar a cabo una revisión por la dirección eficaz y adecuada. En particular, podrán identificar y priorizar nuevos objetivos, medidas y áreas de mejora.
Durante la revisión de la gestión
Durante la validación, deberán inspeccionarse todos los datos de entrada preparados. El trabajo preparatorio del piloto permitirá organizar la agenda de la revisión por la dirección, que deberá incluir los datos de entrada exigidos por la norma. El análisis durante la revisión de la gestión debe conducir a la identificación de los datos de salida exactos requeridos por la norma. Estos datos deben incluir las decisiones y acciones relativas a las oportunidades de mejora, las necesidades de recursos y los posibles cambios en el sistema de gestión de la calidad.
En la práctica, cada proceso presenta un análisis de las diferentes entradas, añade valor y prioriza los temas más relevantes para el sistema de gestión de la calidad. Esta presentación garantiza que se han examinado todos los elementos exigidos por la norma, al tiempo que ayuda a identificar las acciones y decisiones que deben tomarse a la luz de los datos de salida previstos.
Tenga en cuenta que las revisiones de la gestión deben realizarse en un plazo limitado y deben ser eficaces. Sea conciso e incluya a todos los participantes. Su finalidad es facilitar la toma de decisiones y garantizar la adecuación del SGC. Es importante promover los éxitos, explicar los fracasos y sugerir ideas de mejora.
Para aumentar la eficacia de las revisiones de la gestión, puede ser útil utilizar herramientas de apoyo a la toma de decisiones, como las herramientas estadísticas digitales, que permiten clasificar todos los datos necesarios para la toma de decisiones en función de las necesidades. Los planes de acción digitales son también una herramienta esencial para la mejora continua, ya que se notifica automáticamente a los responsables de las acciones y se puede supervisar en tiempo real la aplicación de las medidas correctoras.
Informe de revisión de la gestión
Se trata de un informe que contiene la información intercambiada durante la revisión, las decisiones adoptadas y las medidas que deben tomarse. Por lo general, el responsable de calidad elabora voluntariamente este resumen. En particular, también puede encargarse de obtener información adicional de los pilotos antes de que el informe sea revisado por la dirección. Los empleados pueden recibir este informe para aumentar su integración y compromiso con el SGC.
La clave del éxito de una revisión de la gestión reside en una preparación inicial cuidadosa y organizada. Establecer un sistema central o digital de gestión de la información facilitará enormemente la preparación y realización de las revisiones de la gestión. Este tipo de reunión es el lugar ideal para poner en común los objetivos que hay que alcanzar y los retos que hay que superar. Es un elemento importante para la mejora continua del sistema.