Auditoría interna: las etapas clave de su puesta en marcha
Las auditorías internas han sido una de las principales herramientas de evaluación para garantizar el seguimiento de las actividades y la capacidad de recuperación de las organizaciones tras la crisis económica de 2020. Las auditorías internas son el punto de referencia para el rendimiento global y la gestión de riesgos.
La auditoría interna es una parte esencial del proceso de mejora continua de una organización, diseñado para mejorar su eficiencia y rendimiento. Más allá de la noción de control, la auditoría interna es ante todo la ocasión ideal para intercambiar puntos de vista con todos los empleados y replantearse las actividades internas. ¿En qué consiste una auditoría interna? ¿Cómo se empieza? Encuentre las respuestas en este artículo.
¿Cuál es el objetivo de una auditoría interna?
Objetivos de Auditoría Interna
Una auditoría interna, también conocida como auditoría de primera parte, es un proceso independiente diseñado para evaluar el funcionamiento de una organización. En general, para obtener un título es necesario aprobar un examen. Así que la mejor manera de tener éxito es examinarse. Recuerda tus «bacs blancs» y tu baccalauréat para evaluar tus conocimientos. Es lo mismo en términos de calidad. Para garantizar una auditoría externa, tienes que aprobar tu auditoría interna, también conocida como simulacro de examen. El objetivo es comprobar la conformidad de su sistema de calidad comparando los resultados obtenidos con las disposiciones establecidas de antemano. En colaboración con las personas auditadas, esta verificación se basa en el análisis y la recopilación de información. Puede basarse en una norma o referencia privada, un procedimiento, un plan de acción o un pliego de condiciones de un cliente.
La auditoría pone de relieve lo que funciona bien en su empresa, más allá de la detección de fallos relativos a un repositorio. El objetivo es utilizar lo que funciona para solucionar lo que no funciona. Algunas grandes empresas han creado departamentos especializados encargados de realizar auditorías internas y supervisar las acciones en todos los centros del grupo. Al garantizar la imparcialidad, aseguran un mayor éxito en las auditorías de certificación.
¿Quién realiza las auditorías internas?
En general, la auditoría interna la llevan a cabo uno o dos auditores (formados en la técnica de auditoría). Estos auditores dependen directamente de la dirección y son miembros de la plantilla de la empresa. Deben ser autónomos y tener las competencias necesarias para llevar a cabo la auditoría. Apoyan a las personas que participan en la auditoría.
¿Cómo se realiza una auditoría interna?
La auditoría interna, que se lleva a cabo en varias etapas, suele confiarse a uno o dos auditores (formados en la técnica de auditoría).
Primer paso: Planificación
Es importante planificar las auditorías internas para determinar el alcance de la auditoría y los departamentos, actividades y puestos afectados. En esta fase deben definirse y especificarse los objetivos de la auditoría interna. Tanto si están relacionados con la producción, el control de calidad o la gestión financiera, sería conveniente destacarlos para que el auditor pueda centrarse en ellos. Después, puede decidir quién llevará a cabo la auditoría. El auditor debe elegirse en función de sus habilidades, capacidad de escucha, etc. En otras palabras, todas las cualidades necesarias para que la auditoría tenga éxito y sea pertinente.
Debe establecerse el calendario de las auditorías internas: algunas actividades deben auditarse cada seis meses, mientras que otras es más probable que se auditen anualmente. Debe realizarse una revisión documental para crear un plan de auditoría, que debe comunicarse al menos dos semanas antes de la auditoría. Esta revisión es crucial porque permite al auditor examinar todos los documentos relacionados con la actividad que se va a examinar.
Las normas, el informe de la auditoría anterior, los procedimientos asociados, las actas de la última revisión de la gestión y la lista de no conformidades asociadas a la actividad en cuestión son algunos de los documentos que deben tenerse en cuenta.
El auditor preparará el cuestionario de auditoría en forma de lista de comprobación después de revisar toda la documentación. Para no olvidar nada, lo mejor es preparar de antemano las preguntas que se formularán a los auditados.
Segundo paso: Realización de la auditoría interna
•La reunión inaugural
El plan de auditoría se discutió en la reunión inicial: el auditor o auditores expusieron el objetivo de la auditoría, la metodología y los distintos puntos que debían abordarse. Es importante subrayar que hay que respetar los plazos. Esta es también una oportunidad para recordar a todos los participantes que la auditoría es un ejercicio de mejora continua, diseñado para poner de relieve las buenas prácticas. Para garantizar el buen desarrollo de la auditoría interna, es esencial sensibilizar a todo el equipo, lo que garantizará una buena cooperación dentro del equipo.
• Auditorías (documentales y sobre el terreno)
Se sugiere que la auditoría comience por comprobar la documentación (en particular, la capacidad del auditor para acceder a los documentos) antes de proceder a las visitas in situ. Estas entrevistas in situ permiten al auditor y a los auditados intercambiar puntos de vista mediante preguntas abiertas:
«¿Cómo llevar a cabo esta tarea?»
«¿Cómo reacciona en caso de incumplimiento?»
Es esencial mantener la estabilidad en los intercambios, que puede ser difícil de establecer. La persona a la que se escucha debe ser la que más hable, pero cuidado: ¡la persona que escucha es también la que más habla! No siempre es fácil saber qué hacer como oyente. El auditor debe ser objetivo, imparcial y estricto, pero conservando cierta flexibilidad cuando sea necesario.
•Reunión final y resultados
El auditor puede presentar los resultados de la auditoría en una reunión de cierre, incluidas las no conformidades (mayores y/o menores), las observaciones y los puntos de progreso.
Estos resultados se confirman en presencia de los auditados.
Tercera etapa: Redacción del informe
Tras la auditoría, el auditor o auditores deben redactar un informe que contenga tanto el cuestionario de auditoría como las conclusiones de la reunión de clausura. Es aconsejable no esperar demasiado entre la auditoría y la redacción del informe para que las conclusiones estén aún frescas en la memoria.
¿Qué ocurre después de una auditoría interna?
Es esencial implicar a los auditados y a toda la organización en un proceso de mejora continua más allá de la auditoría y su evaluación. Esto implica crear un plan de acción basado en las observaciones, lagunas y áreas de mejora que se hayan identificado. A largo plazo, el seguimiento de este plan permite comprobar que se han llevado a cabo las acciones definidas.
Algunas organizaciones consideran que las auditorías internas son una actividad que no genera valor, a pesar de las muchas ventajas que ofrecen. Esto se debe a que las auditorías internas permiten identificar los problemas en una fase temprana, de modo que se pueden tomar medidas rápidas para proponer soluciones sostenibles. Además, el trabajo a distancia ha obligado a replantearse la organización general de las auditorías internas, una situación que ha fomentado el uso de la tecnología digital.