Digitalización de la gestión de documentos de calidad/QHSE: Hacia un enfoque más eficiente y eficaz
Dado el volumen de documentos e información que hay que gestionar en formato papel y a través de otros canales dentro de la empresa, gestionar la documentación de calidad con estos métodos arcaicos resulta engorroso, lleva mucho tiempo y aumenta los costes, así como el riesgo de error.
De hecho, la transformación digital de su gestión de documentos de calidad/QHSE es inevitable y necesaria. Le permite ahorrar mucho tiempo, reducir el impacto medioambiental al disminuir el consumo de papel y de cartuchos de impresión, mejorar la eficacia operativa y reforzar el cumplimiento de las normas y reglamentos.
Exploremos cómo la transformación digital de la gestión de documentos de calidad/QHSE contribuye a mejorar el rendimiento de la empresa.
¿Qué implica la gestión de documentos de calidad/QSE?
La gestión de documentos de calidad/QSE implica un conjunto de procedimientos y prácticas establecidos para gestionar de forma eficaz y sistemática todos los documentos relacionados con el sistema QHSE de la empresa. Estos documentos pueden abarcar manuales de calidad, procedimientos, políticas, formularios, instrucciones de trabajo, fichas técnicas, documentos externos (por ejemplo, especificaciones, normas), y otros.
Además, las operaciones realizadas en estos documentos pueden incluir sugerencias de mejora, creación, actualizaciones, codificación, validación, difusión, almacenamiento, archivo, clasificación, priorización, control de versiones para evitar errores o incoherencias por el uso de documentos obsoletos, seguimiento, etc.
¿Desea simplificar y digitalizar la gestión de sus documentos QHSE?
¿Cuáles son las ventajas de digitalizar la gestión de documentos de calidad/QHSE?
Ahorro de tiempo: Es una ventaja significativa y tangible de la digitalización. Cuando se trata de la gestión de documentos de calidad/QHSE, permite un acceso inmediato a los documentos, lo que se traduce en un ahorro de tiempo inestimable. Además, debido a la digitalización de todos los procesos de gestión de documentos relacionados (validación, distribución, actualización, distribución, retirada, etc.), se ha observado un notable ahorro de tiempo entre las empresas que han digitalizado sus sistemas de calidad/QHSE.
He aquí un ejemplo concreto que estima los beneficios obtenidos en varias acciones con la implantación de QUALIPRO, nuestro software de gestión QSE/QHSE:
Trabajo colaborativo y mejora de la comunicación: La digitalización de la gestión de los documentos relacionados con el sistema QHSE puede mejorar significativamente la colaboración y la comunicación entre departamentos o incluso entre empleados remotos dentro de la empresa. Los usuarios pueden acceder a los documentos simultáneamente y compartir sus comentarios para proponer mejoras. Esto reduce el riesgo de falta de comunicación, agiliza los flujos de trabajo, acorta los tiempos de procesamiento y fomenta un mejor trabajo en equipo dentro de su organización.
Acceso rápido a documentación actualizada: La digitalización de la gestión de los documentos relacionados con el sistema QHSE minimiza el riesgo de utilizar versiones obsoletas al proporcionar acceso a todas las actualizaciones de los documentos relacionados con el sistema QHSE.
Documentos seguros: La digitalización de la gestión de documentos relacionados con el sistema QHSE puede emparejarse con medidas de seguridad mejoradas, como la autenticación de usuarios y el cifrado de datos. Estas medidas ayudan a proteger la información sensible y a prevenir los riesgos de pérdida de datos.
Aumento de la productividad: La digitalización de la gestión de documentos relacionados con el sistema QHSE reduce las tareas manuales de gestión de documentos, lo que permite reasignar personal a tareas más estratégicas.
Mejorar el cumplimiento de las normas: La digitalización de la gestión de documentos relacionados con el sistema QHSE permite la destrucción y/o clasificación segura y rápida de archivos innecesarios, garantizando que la empresa siga cumpliendo las normas, reglamentos y certificaciones vigentes. También ayuda a mantener pistas de auditoría claras.
Optimización del espacio de almacenamiento: La digitalización de la gestión de los documentos relacionados con el sistema QHSE mejora la eficiencia al eliminar el desorden físico que se utilizaba anteriormente para almacenar los documentos en papel. Esto garantiza una mejor armonía a la hora de consultar los documentos, de modo que sean fácilmente accesibles para los empleados autorizados, independientemente de su ubicación geográfica. La digitalización de los documentos relacionados con el sistema QHSE también reduce el riesgo de perder documentos importantes, garantizando así el buen funcionamiento de su empresa.
Impacto medioambiental positivo y reducción del papeleo: Al reducir el consumo de papel, su empresa puede disminuir su huella de carbono y apoyar la sostenibilidad medioambiental. Esto también disminuye el consumo de energía asociado al almacenamiento físico y el transporte de documentos y reduce la producción de residuos. Al adoptar la digitalización de los documentos relacionados con el sistema QHSE, su empresa envía una señal clara sobre su compromiso con la sostenibilidad y la responsabilidad medioambiental. Esto también puede mejorar su imagen de marca y su reputación entre clientes, socios comerciales y todas las partes interesadas.