Management – Überprüfung: Wie bereiten Sie sich vor?
Die Aufrechterhaltung eines wirksamen Qualitätsmanagementsystems ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Es stützt sich auf relevante Ziele, wirksame Verfahren und, ganz allgemein, auf die Vereinbarkeit des Systems mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens. Das Management-Review ist das Herzstück dieses Systems.
Wie kann das Management-Review optimal umgesetzt werden? Auf welche Indikatoren sollten wir uns konzentrieren? Schauen wir uns das einmal genauer an.
Die Bedeutung der Managementbewertung für Qualitätsmanager
Die Managementbewertung ist für Qualitätsmanager eine wichtige Phase des Jahres. Ihr Hauptziel ist es, eine Bilanz der Qualitätsinitiativen zu ziehen und die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems (QMS) zu bewerten. Dies ist eine anspruchsvolle und manchmal stressige Aufgabe, die das Sammeln und Integrieren großer Mengen von Informationen erfordert.
Management Review: Ziele
Managementbewertungen werden in mehreren ISO-Normen gefordert, insbesondere in der ISO 9001, die in Kapitel 9.3 die Managementbewertung regelt. Das Management muss das Qualitätsmanagementsystem regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass es angemessen, kompatibel und wirksam ist und mit der Strategie des Unternehmens übereinstimmt. Obwohl die ISO 9001 keine genaue Häufigkeit für diese Überprüfungen vorschreibt, ist es ratsam, sie mindestens einmal im Jahr durchzuführen.
Wie organisiert man ein Management Review?
Vor der Managementbewertung
•Legen Sie den Rahmen fest: Es ist wichtig, festzulegen, wer an der Sitzung teilnimmt und wie lange sie dauern wird.
Dauer: In der Regel liegt sie zwischen 1,5 und 2 Stunden, kann aber in manchen Fällen auch einen halben Tag betragen.
Teilnehmer: • Moderator (Qualitätsmanager)
• Prozess-Piloten
• Verwaltungsausschuss
•Vorbereitung der Tagesordnung: Bevor man sich eine Tagesordnung überlegt, ist es wichtig, eine sorgfältige und strukturierte Vorbereitung durchzuführen. Diese Norm erfordert einen gewissen Input, der zu berücksichtigen ist.
Fortschritte bei verschiedenen Maßnahmen (Risiko- und Chancenmanagementmaßnahmen, Korrekturmaßnahmen aufgrund von Nichtkonformitäten, Maßnahmen auf der Grundlage der letzten Managementbewertung).
Veränderungen im Kontext (externe und interne Probleme).
Ausführung der verschiedenen Prozesse.
Weiterentwicklung der Ziele des QMS/MIS.
Überwachung der Ergebnisse und Leistungsindikatoren.
Ergebnisse von Audits (intern und extern).
Kundenzufriedenheit und Stakeholder-Feedback.
Relevanz der Ressourcen.
Leistung externer Dienstleister.
Bereiche für Verbesserungen.
Es handelt sich jedoch nicht um eine bloße Aufzählung dieser Elemente, sondern um eine Zusammenfassung, die einen Mehrwert bietet.
•Vorgelagerte Datenerfassung und -analyse: Die Durchführung einer vorläufigen Bewertung auf der Ebene der einzelnen Prozesse erleichtert diese analytische Aufgabe durch Prozessüberprüfungen. Die Lotsen sind am besten in der Lage, diese disparaten Daten objektiv zu sammeln und zu analysieren und einen prozessspezifischen Überblick zu erstellen.
Die Möglichkeit, die tägliche Rückmeldung von Informationen zu kontrollieren, garantiert die Qualität der gesammelten Daten. Verwenden Sie z. B. digitale Formulare (Meldung von Verstößen, Vorfällen, gefährlichen Zuständen usw.), um möglichst direkt vor Ort ein Feedback zu erhalten.
Die Qualitätsmanager können eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung der Piloten in dieser vorbereitenden Arbeit spielen. Ziel ist es, die Daten besser lesbar zu machen und eine schnellere Auswertung und Entscheidungsfindung zu ermöglichen.
-Zusammenfassung und Veranschaulichung der Daten: Vermeiden Sie zu komplizierte Zahlentabellen oder einen Fachjargon, den Sie nicht verstehen. Zusammenfassende Tabellen oder visuelle Grafiken werden für Zusammenfassungen empfohlen, die für Management-Reviews erstellt werden.
Diese Zusammenfassung sollte den Führungskräften vor der Sitzung vorgelegt werden, damit sie alle Schlüssel zur Durchführung einer effektiven und angemessenen Managementbewertung kennen. Insbesondere werden Sie in der Lage sein, neue Ziele, Maßnahmen und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und zu priorisieren.
Während der Management Review
Bei der Validierung müssen alle vorbereiteten Eingabedaten überprüft werden. Die Vorbereitungsarbeiten des Piloten ermöglichen die Organisation des Management-Reviews, das die von der Norm geforderten Eingabedaten umfassen sollte. Die Analyse während des Management-Reviews sollte zur Identifizierung der genauen Output-Daten führen, die von der Norm gefordert werden. Diese Daten müssen Entscheidungen und Maßnahmen in Bezug auf Verbesserungsmöglichkeiten, Ressourcenbedarf und mögliche Änderungen am Qualitätsmanagementsystem beinhalten.
In der Praxis stellt jeder Prozess eine Analyse der verschiedenen Inputs dar, schafft einen Mehrwert und setzt Prioritäten für die wichtigsten Themen des Qualitätsmanagementsystems. Diese Darstellung stellt sicher, dass alle von der Norm geforderten Elemente untersucht wurden, und hilft gleichzeitig, die Maßnahmen und Entscheidungen zu ermitteln, die angesichts der erwarteten Ergebnisdaten getroffen werden müssen.
Bitte beachten Sie, dass Managementbewertungen innerhalb eines begrenzten Zeitrahmens durchgeführt werden müssen und effektiv sein müssen. Seien Sie prägnant und beziehen Sie alle Beteiligten ein. Ihr Zweck ist es, die Entscheidungsfindung zu erleichtern und die Angemessenheit des QMS sicherzustellen. Es ist wichtig, Erfolge zu fördern, Misserfolge zu erklären und Verbesserungsvorschläge zu machen.
Um die Wirksamkeit von Management-Reviews zu erhöhen, kann es sinnvoll sein, entscheidungsunterstützende Tools einzusetzen, wie z. B. digitale Statistik-Tools, mit denen Sie alle für die Entscheidungsfindung erforderlichen Daten nach Ihren Bedürfnissen sortieren können. Digitale Aktionspläne sind auch ein wesentliches Instrument für die kontinuierliche Verbesserung, da die für Maßnahmen Verantwortlichen automatisch benachrichtigt werden und die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen in Echtzeit überwacht werden kann.
Management Review Bericht
Dies ist ein Bericht, der die während der Überprüfung ausgetauschten Informationen, die getroffenen Entscheidungen und die zu ergreifenden Maßnahmen enthält. Diese Zusammenfassung wird in der Regel auf freiwilliger Basis vom Qualitätsmanager erstellt. Er kann insbesondere auch dafür verantwortlich sein, zusätzliche Informationen von den Lotsen einzuholen, bevor der Bericht von der Geschäftsleitung geprüft wird. Die Mitarbeiter können diesen Bericht erhalten, um ihre Integration und ihr Engagement für das QMS zu erhöhen.
Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Managementbewertung liegt in einer sorgfältigen und organisierten Vorbereitung. Die Einrichtung eines zentralen oder digitalen Informationsmanagementsystems wird die Vorbereitung und Durchführung von Managementbewertungen erheblich erleichtern. Diese Art von Treffen ist ein idealer Ort, um sich über die zu erreichenden Ziele und die zu bewältigenden Herausforderungen auszutauschen. Sie ist ein wichtiges Element für die kontinuierliche Verbesserung des Systems.