Interne Revision: die wichtigsten Etappen ihrer Einrichtung!
Interne Audits sind eines der wichtigsten Instrumente, um die Überwachung von Aktivitäten und die Widerstandsfähigkeit von Organisationen nach dem wirtschaftlichen Zusammenbruch von 2020 zu gewährleisten. Interne Audits sind der Maßstab für die Gesamtleistung und das Risikomanagement!
Die Innenrevision ist ein wesentlicher Bestandteil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses einer Organisation, der darauf abzielt, ihre Effizienz und Leistung zu steigern. Über den Begriff der Kontrolle hinaus ist die Innenrevision vor allem die ideale Gelegenheit, sich mit allen Mitarbeitern auszutauschen und die internen Aktivitäten zu überdenken. Was beinhaltet ein internes Audit? Wie fangen Sie an? Die Antworten finden Sie in diesem Artikel.
Was ist der Zweck einer internen Revision?
Ziele der Innenrevision
Ein internes Audit, auch bekannt als First-Party-Audit, ist ein unabhängiger Prozess, der dazu dient, zu beurteilen, wie gut eine Organisation funktioniert. Um ein Diplom zu erhalten, muss man im Allgemeinen eine Prüfung ablegen. Der beste Weg zum Erfolg ist also, sich prüfen zu lassen. Erinnern Sie sich an Ihr „bacs blancs“ und Ihr „baccalauréat“, um Ihr Wissen zu bewerten. Das Gleiche gilt für die Qualität. Um ein externes Audit zu erhalten, müssen Sie Ihr internes Audit, auch bekannt als Scheinprüfung, bestehen. Ziel ist es, die Konformität Ihres Qualitätssystems zu überprüfen, indem die erzielten Ergebnisse mit den zuvor festgelegten Bestimmungen verglichen werden. In Zusammenarbeit mit den geprüften Personen basiert diese Überprüfung auf Analysen und der Sammlung von Informationen. Sie kann sich auf eine Norm oder eine private Referenz, ein Verfahren, einen Aktionsplan oder eine Kundenspezifikation stützen.
Das Audit hebt hervor, was in Ihrem Unternehmen gut funktioniert, abgesehen von der Aufdeckung von Fehlern in Bezug auf ein Repository. Ziel ist es, das, was gut funktioniert, zu nutzen, um das zu lösen, was nicht funktioniert. Einige große Unternehmen haben spezielle Abteilungen eingerichtet, die für die Durchführung interner Audits und die Überwachung von Maßnahmen an allen Standorten der Gruppe zuständig sind. Dadurch, dass sie die Unparteilichkeit garantieren, sorgen sie für einen größeren Erfolg bei Zertifizierungsaudits.
Wer führt interne Audits durch?
Im Allgemeinen wird die Innenrevision von einem oder zwei (in der Revisionstechnik geschulten) Prüfern durchgeführt. Diese Auditoren sind direkt der Geschäftsleitung unterstellt und gehören dem Personal des Unternehmens an. Sie müssen selbständig sein und über die für die Durchführung des Audits erforderlichen Fähigkeiten verfügen. Sie unterstützen die an der Prüfung beteiligten Personen.
Wie führt man ein internes Audit durch?
Das interne Audit, das in mehreren Phasen durchgeführt wird, wird im Allgemeinen einem oder zwei (in der Audit-Technik geschulten) Auditoren anvertraut.
Schritt eins: Planung
Bei der Planung interner Audits ist es wichtig, den Umfang des Audits und die betroffenen Abteilungen, Tätigkeiten und Positionen zu bestimmen. In dieser Phase sollten die Ziele des internen Audits definiert und festgelegt werden. Unabhängig davon, ob sie sich auf die Produktion, die Qualitätskontrolle oder das Finanzmanagement beziehen, wäre es sinnvoll, sie hervorzuheben, damit sich der Prüfer darauf konzentrieren kann. Danach können Sie entscheiden, wer das Audit durchführen soll. Der Prüfer sollte aufgrund seiner Fähigkeiten, seiner Fähigkeit zuzuhören usw. ausgewählt werden. Mit anderen Worten: alle Qualitäten, die für eine erfolgreiche und relevante Prüfung erforderlich sind.
Der Zeitplan für interne Audits muss festgelegt werden: Einige Tätigkeiten müssen alle sechs Monate geprüft werden, während andere eher jährlich geprüft werden sollten. Zur Erstellung eines Auditplans sollte eine Dokumentenprüfung durchgeführt werden, die mindestens zwei Wochen vor dem Audit mitgeteilt werden sollte. Diese Durchsicht ist von entscheidender Bedeutung, da sie dem Prüfer die Möglichkeit gibt, alle Unterlagen zu prüfen, die sich auf die zu prüfende Tätigkeit beziehen.
Zu den zu berücksichtigenden Dokumenten gehören u. a. die Normen, der Bericht über das vorangegangene Audit, die zugehörigen Verfahren, das Protokoll der letzten Managementbewertung und die Liste der Nichtkonformitäten im Zusammenhang mit der betreffenden Tätigkeit.
Nach Durchsicht aller Unterlagen erstellt der Auditor den Auditfragebogen in Form einer Checkliste. Um nichts zu vergessen, ist es am besten, die Fragen, die den Geprüften gestellt werden sollen, im Voraus vorzubereiten.
Zweiter Schritt: Durchführung der Internen Revision
• Das Kick-off-Meeting
Der Prüfungsplan wurde in der Auftaktsitzung besprochen: Der/die Prüfer erläuterten das Ziel der Prüfung, die Methodik und die verschiedenen zu behandelnden Punkte. Es ist wichtig zu betonen, dass der Zeitplan eingehalten werden muss. Dies ist auch eine Gelegenheit, alle Teilnehmer daran zu erinnern, dass das Audit eine Übung zur kontinuierlichen Verbesserung ist, die dazu dient, bewährte Praktiken aufzuzeigen. Um einen reibungslosen Ablauf des internen Audits zu gewährleisten, ist es wichtig, das gesamte Team für das Projekt zu sensibilisieren, um eine gute Zusammenarbeit innerhalb des Teams zu gewährleisten.
Prüfungen (Dokumentar- und Feldprüfungen)
Es wird empfohlen, die Prüfung mit einer Überprüfung der Unterlagen zu beginnen (insbesondere die Möglichkeit des Prüfers, Zugang zu den Unterlagen zu erhalten), bevor mit den Besuchen vor Ort fortgefahren wird. Diese Gespräche vor Ort ermöglichen dem Prüfer und den geprüften Stellen einen Meinungsaustausch anhand offener Fragen:
„Wie führen Sie diese Aufgabe aus?“
„Wie reagieren Sie im Falle einer Nichteinhaltung?
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass der Meinungsaustausch stabil bleibt, was schwierig sein kann. Die Person, der zugehört wird, muss den größten Teil des Gesprächs führen, aber Vorsicht: Der Zuhörer ist auch derjenige, der am meisten redet! Es ist nicht immer einfach zu wissen, was man als Zuhörer tun soll! Der Prüfer muss objektiv, unvoreingenommen und streng sein und sich gleichzeitig ein gewisses Maß an Flexibilität bewahren, wo dies erforderlich ist.
•Abschlusstreffen und Ergebnisse
Der Auditor kann die Ergebnisse des Audits in einer Abschlussbesprechung vorstellen, einschließlich der Nichtkonformitäten (größere und/oder kleinere), Beobachtungen und Punkte für Fortschritte.
Diese Ergebnisse werden in Anwesenheit der auditierten Personen bestätigt.
Dritter Schritt: Verfassen des Berichts
Nach dem Audit müssen die Prüfer einen Bericht verfassen, der sowohl den Audit-Fragebogen als auch die Schlussfolgerungen der Abschlussbesprechung enthält. Es ist ratsam, nicht zu lange zwischen dem Audit und dem Verfassen des Berichts zu warten, damit die Schlussfolgerungen noch frisch in Ihrem Gedächtnis sind!
Was geschieht nach einem internen Audit?
Es ist wichtig, die geprüften Stellen und die gesamte Organisation in einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung über das Audit und seine Bewertung hinaus einzubinden. Dazu gehört die Erstellung eines Aktionsplans auf der Grundlage der festgestellten Beobachtungen, Lücken und verbesserungswürdigen Bereiche. Durch die Überwachung dieses Plans kann langfristig überprüft werden, ob die festgelegten Maßnahmen durchgeführt wurden.
Manche Organisationen betrachten interne Audits als eine Tätigkeit, die keinen Wert schafft, obwohl sie viele Vorteile bietet. Dies liegt daran, dass interne Audits es ermöglichen, Probleme in einem frühen Stadium zu erkennen, so dass schnell Maßnahmen ergriffen werden können, um nachhaltige Lösungen vorzuschlagen. Darüber hinaus hat die Telearbeit dazu geführt, dass die gesamte Organisation der Innenrevision neu überdacht werden musste, was den Einsatz digitaler Technologien begünstigt hat.