Digitalisierung der Verwaltung von Qualitäts-/QHSE-Dokumenten: Für einen effizienteren und effektiveren Ansatz!
Angesichts der Menge an Dokumenten und Informationen, die in Papierform und über andere Kanäle innerhalb des Unternehmens verwaltet werden müssen, wird die Verwaltung der Qualitätsdokumentation mit diesen archaischen Methoden umständlich, zeitaufwändig und erhöht die Kosten und das Fehlerrisiko.
Die digitale Transformation Ihres Qualitäts-/QHSE-Dokumentenmanagements ist in der Tat unumgänglich und notwendig. Sie ermöglicht Ihnen eine erhebliche Zeitersparnis, eine geringere Umweltbelastung durch weniger Papier und Druckkassetten, eine höhere betriebliche Effizienz und eine bessere Einhaltung von Normen und Vorschriften.
Lassen Sie uns untersuchen, wie die digitale Transformation des Qualitäts-/QHSE-Dokumentenmanagements zur Steigerung der Unternehmensleistung beiträgt.
Was beinhaltet das Qualitäts-/QSE-Dokumentenmanagement?
Das Qualitäts-/QSE-Dokumentenmanagement umfasst eine Reihe von Verfahren und Praktiken zur effektiven und systematischen Verwaltung aller Dokumente, die sich auf das QHSE-System des Unternehmens beziehen. Diese Dokumente können Qualitätshandbücher, Verfahren, Richtlinien, Formulare, Arbeitsanweisungen, technische Datenblätter, externe Dokumente (z. B. Spezifikationen, Normen) und mehr umfassen.
Darüber hinaus können die mit diesen Dokumenten durchgeführten Vorgänge Verbesserungsvorschläge, Erstellung, Aktualisierung, Kodifizierung, Validierung, Verbreitung, Speicherung, Archivierung, Klassifizierung, Priorisierung, Versionskontrolle zur Vermeidung von Fehlern oder Inkonsistenzen durch die Verwendung veralteter Dokumente, Nachverfolgung und vieles mehr umfassen.
Looking to simplify and digitize your QHSE document management?
What are the benefits of digitizing quality/QHSE document management?
Time Saving: It’s a significant and tangible advantage of digitization. When it comes to quality/QHSE document management, it allows immediate access to documents, translating into invaluable time savings. Furthermore, due to the digitization of all related document management processes (validation, distribution, updating, distribution, withdrawal, etc.), a remarkable time-saving has been noted among companies that have digitized their Quality/QHSE systems.
Here’s a concrete example estimating the benefits achieved on several actions with the implementation of QUALIPRO, our QSE/QHSE management software:
Kollaboratives Arbeiten und verbesserte Kommunikation: Die Digitalisierung der Verwaltung von Dokumenten im Zusammenhang mit dem QHSE-System kann die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Abteilungen oder sogar zwischen entfernten Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens erheblich verbessern. Die Benutzer können gleichzeitig auf Dokumente zugreifen und Feedback austauschen, um Verbesserungen vorzuschlagen. Dies verringert das Risiko von Missverständnissen, strafft die Arbeitsabläufe, verkürzt die Bearbeitungszeiten und fördert eine bessere Teamarbeit innerhalb Ihres Unternehmens.
Schneller Zugang zu aktueller Dokumentation: Die Digitalisierung der Dokumentenverwaltung im Zusammenhang mit dem QHSE-System minimiert das Risiko der Verwendung veralteter Versionen, da der Zugriff auf alle Aktualisierungen von Dokumenten im Zusammenhang mit dem QHSE-System möglich ist.
Sichere Dokumente: Die Digitalisierung der Dokumentenverwaltung im Zusammenhang mit dem QHSE-System kann mit erweiterten Sicherheitsmaßnahmen wie Benutzerauthentifizierung und Datenverschlüsselung kombiniert werden. Diese Maßnahmen tragen zum Schutz sensibler Informationen bei und verhindern das Risiko von Datenverlusten.
Steigern Sie Ihre Produktivität: Durch die Digitalisierung der Verwaltung von Dokumenten im Zusammenhang mit dem QHSE-System werden die manuellen Aufgaben der Dokumentenverwaltung reduziert, so dass das Personal für strategischere Aufgaben eingesetzt werden kann.
Verbessern Sie die Einhaltung von Standards: Die Digitalisierung der Dokumentenverwaltung im Zusammenhang mit dem QHSE-System ermöglicht die sichere und schnelle Vernichtung bzw. Klassifizierung überflüssiger Akten und gewährleistet, dass das Unternehmen die geltenden Normen, Vorschriften und Zertifizierungen einhält. Außerdem hilft es bei der Aufrechterhaltung klarer Prüfpfade.
Optimierung des Speicherplatzes: Die Digitalisierung der Verwaltung von Dokumenten im Zusammenhang mit dem QHSE-System verbessert die Effizienz, indem sie die physische Unordnung beseitigt, die früher für die Aufbewahrung von Papierdokumenten verwendet wurde. Dies gewährleistet eine bessere Harmonie bei der Abfrage von Dokumenten, so dass sie für autorisierte Mitarbeiter unabhängig von ihrem geografischen Standort leicht zugänglich sind. Die Digitalisierung von Dokumenten im Zusammenhang mit dem QHSE-System verringert auch das Risiko, dass wichtige Dokumente verloren gehen, und sichert so den reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens.
Positive Auswirkungen auf die Umwelt und Reduzierung des Papieraufwands: Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs kann Ihr Unternehmen seinen CO2-Fußabdruck verringern und die ökologische Nachhaltigkeit unterstützen. Dies verringert auch den Energieverbrauch, der mit der physischen Lagerung und dem Transport von Dokumenten verbunden ist, und reduziert die Abfallproduktion. Durch die Digitalisierung von Dokumenten im Zusammenhang mit dem QHSE-System setzt Ihr Unternehmen ein deutliches Zeichen für sein Engagement für Nachhaltigkeit und Umweltverantwortung. Dies kann auch das Markenimage und den Ruf Ihres Unternehmens bei Kunden, Geschäftspartnern und allen Interessengruppen verbessern.