Les actions d’amélioration sont au cœur des systèmes de management qualité/ QSE/QHSE. En effet, tous les volets du système de management qualité/ QSE/QHSE aboutissent à des plans d’actions : les audits, la revue de direction, l’analyse des risques, le suivi des objectifs, les enquêtes de satisfaction client ; l’analyse des non-conformités et des réclamations clients, les AMDEC, l’analyse environnementale, l’analyse des dangers, etc.
Ainsi la bonne maîtrise des plans d’actions permettra d’impacter positivement tous les éléments du système de management qualité/ QSE/QHSE et l’atteinte des objectifs.

Face au volume de documents et des informations à gérer sous format papier et via d’autres canaux au sein de l’entreprise, la gestion documentaire qualité avec ces méthodes archaïques devient pénible, vous fait perdre du temps, augmente les coûts ainsi que le risque d’erreur.

En effet, la transformation numérique de votre gestion documentaire de la qualité / QHSE est inévitable et nécessaire pour vous permettre de gagner un temps considérable, de réduire l’impact environnemental en réduisant la consommation du papier et des cartouches d’impression, améliorer l’efficacité opérationnelle, renforcer la conformité aux normes et réglementations.

Voyons ensemble comment la transformation numérique de la gestion documentaire de la qualité / QSE contribue à l’amélioration de la performance de l’entreprise.

Aujourd’hui, la digitalisation des systèmes QHSE au niveau de l’entreprise contribue à son évolution lui laissant toujours la possibilité d’être de plus en plus compétitive. Au niveau du responsable QHSE, la digitalisation lui facilite amplement la vie en automatisant et en centralisant de nombreuses tâches liées à la gestion des systèmes de management de la qualité, de la sécurité et de l’environnement. Découvrons ensemble comment !

Tout d’abord, l’aspect crucial dans le rôle du responsable qualité est la gestion des documents qui doit être efficace, structurée et surtout mise à jour. Si cet aspect n’est pas automatisé, cela va engendrer beaucoup de temps de travail improductif pour le responsable qualité et peut être une première cause d’échec à la certification. Avec un logiciel QHSE, la gestion documentaire sera beaucoup plus simplifiée de telle sorte que tous les documents nécessaires à la gestion QHSE seront centralisés, tels que les procédures, les manuels, les politiques… ce qui facilitera leur création, leur révision, leur approbation et leur diffusion. Les responsables qualité peuvent ainsi maintenir une documentation à jour et accessible à tous les collaborateurs concernés et automatisés à la fois pour qu’ils puissent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. 

La FSSC 22000 a désormais publié sa version 6 en mars 2023. Les premiers audits commenceront à partir du 1er avril 2024. 😊 Pas de panique !!! Vous avez encore le temps de migrer et nous sommes là pour vous accompagner tout en digitalisant votre SMQ avec QUALIPRO.

La FSSC 22000 (Food Safety System Certification) est un système de certification de la sécurité des aliments reconnue par Global Food Safety Initiative (GFSI) comme équivalente aux référentiels privés tels que la BRC (British Retail Consortium) et l’IFS (International Featured Standard).

Les changements majeurs de la version 5.1 à la version 6 sont :

• Le champs d’application de la norme est plus élargi, il inclue le commerce et le courtage.
• Les catégories de la chaine alimentaire sont réorganisée selon la norme ISO 22003-1:2022.
• Des exigences ont été renforcées, d’autres ajoutées

Les Nouvelles exigences FSSC 22000 :

• La culture de sécurité alimentaire

La direction de l’organisation doit établir, mettre en œuvre et maintenir une culture de la sécurité et de la qualité des aliments, suivie par un ou des objectifs dans le cadre du système de gestion incluant au moins :la Communication, la formation , Rétroaction et engagement des employés. Le ou les objectifs doivent être appuyés par un plan documenté et intégrés au niveau de la revue de direction.

• La défense alimentaire

L’organisation doit mener et documenter l’analyse des menaces relatives à la défense alimentaire (Evaluer les risques d’actes malveillants, mettre en place des mesures de maitrise, établir un plan Food Defense en classant les zones et s’assurer que les fournisseurs de produits de catégorie FII disposent de plan Food Défense)

• La Fraude alimentaire

L’organisation doit réaliser et documenter l’évaluation de la vulnérabilité à la fraude alimentaire, sur la base d’une méthodologie (évaluer les vulnérabilités potentielles, élaborer et mettre en œuvre des mesures d’atténuation appropriées pour les vulnérabilités importantes, élaborer un plan documenté et le tenir à jour).

• La gestion des allergènes

L’organisation doit disposer d’une liste de tous les allergènes manipulés sur site, y compris dans les matières premières et les produits finis, évaluer des risques couvrant toutes les sources potentielles de contamination croisée, identifier et mettre en œuvre des mesures de contrôle pour réduire ou éliminer le risque, les valider, les vérifier et sensibiliser le personnel au risques allergènes.

• La gestion des risques environnementaux

L’organisation doit disposer d’un programme de surveillance environnementale, d’une procédure documentée pour l’évaluation de l’efficacité de tous les contrôles sur la prévention de la contamination de l’environnement de fabrication, des données des activités de surveillance environnementale y compris l’analyse régulière des tendances.

• La gestion des corps étrangers

L’organisation doit mettre en place une évaluation des risques pour déterminer le besoin et le type d’équipement de détection de corps étrangers requis, une procédure documentée pour la gestion et l’utilisation de l’équipement sélectionné et des contrôles pour la gestion des corps étrangers.

• La conception et développement des produits

Un processus de vérification continue de la durée de conservation doit être en place, à une fréquence basée sur le risque. Les instructions de cuisson fournies sur l’étiquette ou l’emballage des aliments à cuire doivent être validées.

Sans oublier les exigences du process de certification…

Il est important de noter que le module Sécurité des Denrées Alimentaires de QUALIPRO répond à toutes les normes relatives à l’industrie agro-alimentaire y compris la FSSC 22000. QUALIPRO vous permet entre autres d’accomplir votre analyse HACCP d’une manière totalement digitalisée.

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En tant que pilote de processus dans un système qualité, votre rôle est crucial pour assurer la conformité et l’amélioration continue de votre organisation. Voici quelques conseils pour vous aider dans cette responsabilité :

1. Comprenez les exigences du système qualité : Familiarisez vous avec les normes, réglementations, exigences clients et exigences spécifiques applicables à votre entreprise. Cela vous aidera à conduire votre processus vers la conformité. Familiarisez vous aussi avec tous les processus en interaction avec vos activités.
2. Documentez les processus : Assurez vous que les processus sont documentés de manière claire et compréhensible par tous les acteurs du processus. Plus c’est simple mieux c’est.
3. Choisir les bons indicateurs de performance (KPI) : Définissez des KPI pertinents et SMART pour mesurer les performances de votre processus. Surveillez les KPI selon une fréquence adéquate vous permettant de bien identifier les pistes d’amélioration. Respecter les fréquences de suivi et d’analyse de vos indicateurs. Eliminer tout indicateur qui ne vous permet pas de prendre des décisions d’amélioration.
4. Mettez en œuvre des actions correctives et préventives : Lorsque des écarts réels ou potentiels par rapport aux exigences qualité sont identifiés, analyser les causes réelles ou potentielles et prenez des mesures pour résoudre les problèmes à la source.
5. Vous n’êtes pas le seul acteur dans le processus ; favoriser la formation et la sensibilisation de vos équipes : Assurez vous que les collaborateurs comprennent l’importance du système qualité, toute la documentation établie et de leur rôle dans sa mise en œuvre.
6. Donner de l’importance aux audits internes : c’est un outil indispensable pour s’assurer de la conformité et de l’efficacité de votre processus. Utilisez les résultats des audits pour améliorer en continue le fonctionnement et l’efficacité de votre processus.
7. Favorisez la collaboration inter-processus : vous n’êtes pas isolé des autres processus ; travailler en étroite collaboration avec les autres pilotes de processus de votre organisation est essentiel pour garantir l’intégration et la cohérence des processus qualité.
8. Utilisez la technologie pour optimiser les processus : Explorez les solutions technologiques telles que les logiciels de gestion de la qualité, et les systèmes de gestion des documents. Ces outils peuvent simplifier la gestion des processus, éliminer les taches non productives, améliorer la traçabilité et faciliter la collecte et l’analyse des données qui constituent un bon outil d’aide à la décision. Pour cela nous vous proposons le logiciel QUALIPRO permettant une maîtrise efficace et efficiente de votre processus.

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La revue de direction est un des éléments-clés de la gestion de la qualité d’un organisme. Elle permet de faire le point sur les résultats, d’évaluer l’efficacité du système qualité, de déterminer les axes d’amélioration à mettre en œuvre.

Voici quelques étapes clés pour organiser une bonne revue de direction :

·        Planifiez la revue de direction : déterminez la date, l’heure et le lieu de la réunion et invitez les acteurs clés

·        Préparez les documents nécessaires : rassemblez les données d’entrée nécessaires pour l’établissement de la revue, tels que les résultats des audits internes, les non-conformités et les actions correctives, les indicateurs de performance, les modifications d’enjeux, les exigences des parties intéressés ….

·        Établissez un ordre du jour clair et complet : cela permet de s’assurer que tous les sujets importants sont abordés pendant la réunion et que tous les participants sont bien informés.

·        Communiquer les données d’entrée aux participants pour une première lecture et préparation des propositions d’amélioration

·        Discutez des objectifs de l’entreprise : passez en revue les objectifs de l’entreprise et déterminez si les actions en cours sont en mesure de les atteindre.

·        Présentez les données de manière claire et concise : utilisez des graphiques, des tableaux et d’autres outils visuels pour aider les participants à comprendre les informations présentées.

·        Analysez les données présentées : examinez les données pour identifier les tendances, les problèmes et les opportunités d’amélioration.

·        Identifiez les tendances.

·        Identifiez les problèmes.

·        Identifiez les opportunités d’amélioration : discutez des améliorations proposées, les valider par la direction et établissez un plan d’actions pour les mettre en œuvre tout en définissant les responsabilités et les délais…

·        Assurez le suivi de la réalisation et de l’efficacité de ces plans d’actions.

En suivant ces étapes, vous pourrez organiser une revue de direction efficace et productive pour votre entreprise.

Envie de gagner du temps dans vos prochaines revues de directions ? Utilisez le logiciel QUALIPRO pour :

– La préparation automatique des éléments d’entrée de la revue de direction ;

– Pour l’enregistrement du PV et des plans d’action correspondants

– Et pour le suivi en temps réel de ces plans d’actions.

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